重い荷物を持って長時間移動する出張は、我々50代のビジネスマンにとってある意味苦行ですね。まさに肉体の衰えを感じざるをえません。
- 重い荷物を持つので体力的にきつい
- 移動時間が長いので空き時間が多い
そんな出張こそ、iPadの能力を最大限発揮できる絶好の機会です。
iPadを有効活用して、楽して出張に出かけましょう！
- 荷物を減らして、軽くする
- 往復に移動時間を有効活用する
50代の出張は、iPadで荷物を減らして楽しよう！
出張の荷物と言えば、打合資料に、ノートに、手帳、筆記用具からノートPC、さらに泊まりともなれば着替えにと、いつの間にか一泊旅行と変わらないスーツケースになってしまいます。
ですが50代ともなれば長距離の移動は体力的にきついのですね。極力荷物を減らして、もっと楽して行きたいものです。
それが、iPadを使う事でその荷物を減らすことができるんです。
荷物を減らす事で、ビジネス仕様のリュックやキャリア付のビジネスバック一つあれば、どこへでも楽に出張できますよ。私はiPadを活用することで、資料用のバッグが１つ減りました。
では、iPadを使うことで荷物を減らすにはどうしたら良いか？
そのポイントを4つにまとめました。
- 紙資料を持っていかない！
- ノートを置いて行く！
- 手帳をやめる！
- ノートPCを使わない！
では、さっそく説明していきましょう。
紙資料を持っていかない!
出張で一番重くてかさ張るものが、紙の資料ですね。
手持ち資料から先方に配布する資料まで、サイズもA4～A3と、とにかくこれが無くなれば相当荷物が減るはずです。さすがに50代ともなれば、部下が持ってくれると思いますが、一人出張の時は大変です。
[chat face="50ok.jpg" name="これは助かった！" align="left" border="none" bg="gray"] 「私は、A3版の資料を持って行くのに紙の手さげ袋で行ったので、途中で紙袋が破れてしまって大変でした！」[/chat]そのためにまずは紙資料を全てデータ化してしまいましょう。コピー機を使えば簡単にPDF化できます。
次に、そのデータをiPadに入れてしまいます。PDFであればiPadの「ファイル」アプリを使ってすぐに見たい資料を見ることも、打合せの相手に見せることもできます。
これで少なくとも手持ち資料は無くすことができましたね。
では、配布する資料をどうするかと言うと、
先方にプリントアウトしてもらうか 、コンビニのコピー機を活用すれば、有料ですがプリントアウトもできます。私は、出張の時にホテルで作った資料をコンビニのコピー機でプリントアウトして打合せで提出しています。
これもあらかじめ、紙資料をデータ化しているから簡単にできるんです。
さらに、一度データ化してしまえば、日付付きでデータが保存でき、いつでも誰でも閲覧できます。またペーパーレスなのでデスクや棚の保管場所に困ることもなく、一石四鳥ですね。
- 紙資料を全てデータ化する
- データをiPadに入れる
- プリントアウトは先方にお願いするか、コンビニを活用する
これで紙資料を持って行かずに楽できる!
ノートを置いて行く!
出張で持っていくアイテムの2つ目は、ずばりノートですね。
打合や会議の最中にメモをとったり、ふと浮かんだアイデアを書きとめたり、相手に説明するためにちょっとイラストを書いたりと「書く」という行為には無くてはならない存在です。
ですが、荷物を減らすために、思い切ってノートを置いていきましょう!
そして、ノ一トの代わりにiPadを持っていきましょう!
ノートの重さは大したことありませんが、チリも積もれば山となる！それに、A4サイズのノートであれば、紙資料と同じように鞄の中でかさ張ってしまいます。
実は私もなかなかノートを置いて行けなかったのですが、ある時ノートを忘れてしまった時に、大して困らなかったので、その後はノート自体を使わなくなりました。もちろんiPadがあれば、の話しですが。
ノートの代わりにiPadを使うには、ノ―トアプリ「One Note」を活用します。
紙のノートのように手書きの文字を書き込める他、キーボードからテキストを入カする事もできるし、マーキングやカラーペンを使うこともできます。
もちろん、手書きでイラストを書き込んだり、写真やイラストを読み込んだり、音声を録音したりとノートでは出来ない機能を持っています。
さらに、ノートアプリならではの機能がファイル管理機能です。
これは、ファイルをWindowsのエクスプローラーのようなリスト管理ができる点で、その他のノートアプリにない秀逸な点です。
イメージは、１冊のノートを模した「ノートブック」の中に、見出しにあたる「セクション」があり、その下に実際に書き込む「ページ」がぶら下がっている感じですね。
私は「One note」を使い始めてから、アイデア出しから議事録まで、目的ごとにノートを整理できようになり、頭も中も整理できて、仕事の効率が２倍になりました。
自分だけのデジタル メモ帳を使って、考え、発見、アイデアを形にし、日常での膨大な計画をシンプルにまとめましょう。
手帳をやめる!
仕事をする上で欠かせない手帳。スケジュール管理からメモ、住所録まで必要なもの全てを1冊にまとめられるスペシャルな必須アイテムですね。
50代ともなれば、長年愛用している手帳をお持ちの方もいらっしゃると思いますが、iPadを手帳として使えば、手帳をやめることができます。
私が一番やめられなかったのがこの手帳です。長年試行錯誤を繰り返し出来上がったシステム手帳だったので余計にでした。思い切ってやめたのは、年末の新しい手帳を買うタイミングです。この数千円あれば、他の欲しいものが買える!といった単純な理由でした。いずれにせよ、買い替え時はいいタイミングですよ。
手書きで入力できるスケジュール表
やっぱりスケジュールは手書きがいいという方には、「Planner for iPad Viewer」というアプリがおすすめです。
月間や週間などのタイプ別の台紙を選んで、紙のスケジュール帳と同じように予定を書き込むだけでお気に入りの手帳を再現できるのが特徴です。
書き込んだ予定にマーカーで色付けしたり、付箋を貼ったり、紙の手帳と変わりありませんね。また、予定を移動する時は、書き直さずに、コピペで出来てしまうのはiPadならです。
また、次に紹介する「Googleカレンダー」の予定を読み込んで表示できるあたりは紙の手帳を超える使い勝手を実現しています。
毎年新しい手帳を選ぶのは面倒だという方や、マーカーや付箋を使いたいが鞄がかさばって困る、という方はiPadのスケジュールアプリを活用しましょう。
私は字があまり綺麗ではないので、この手書きアプリより次のテキストを入力できるのがアプリを使っています。
カレンダーに直接書き込めるスケジュール手帳アプリ。紙の手帳の体験をできる限りiPadでも実現すること目指して作られています。
手書きが苦手な人はテキスト入力が超便到
私は字があまり得意じゃないので、テキスト入力できるアプリ「Googleカレンダー」を使っています。
テキスト入力出来るので字が読みやすいのはもちろんのこと、1つの予定を入力すれば、月間、週間、日間の全ての予定に一瞬で反映されるので、手書きアプリのようにいちいち書き写す必要がありません。
さらに、複数人の予定を読み込めるので、同じ部署やプロジェクト内で会議や外出予定を共有する事ができます。
Googleアカウトを持っている人であれば、誰でも共有出来ます
私は週末の家族との予定を共有しています。予定さえ入力しておけば、直接いちいち本人に聞く必要もありません。紙の手帳では出来ないスケジュール管理が出来るのも、iPadの魅力です。
カレンダーの表示形式 – 月ビュー、週ビュー、日ビューの 3 つの表示形式があり、簡単に切り替えることができます。
やることを整理するにはタスク機能がおすすめ
手帳の使い方の一つにタスク管理（ToDoともいいますね）があります。
やるべき作業内容を付箋に書いて貼ったり、チェックボックス付きのメモ欄に書き込んで、作業が終わると消しこんでいきます。日々の膨大な作業を効率的に進めることができますね。
そんなタスク管理する時に活用したいのが、Googleカレンダーの「ToDoリスト」機能です。
作業内容をリストで管理するのですが、優先順位別に並べ替えたり、個別に開始時間を設定することもできてとても便利です。
さらに、iPadで設定した時間にタスクをカレンダーへ表示することできます。
このように、「カレンダー」と「タスク」を連携させることで、さらに効率よく仕事が進められるようになります。
長時間使う時は、バッテリーを持っていると安心ですね！
ノートPCを使わない！
これは簡単ですね。ノートPCをやめて、iPadを使うだけです。
と言っても、iPadでPCと同じようなことができるのか疑問ですね。
答えはノ―です。やはり、ノートPCのような作業、特にExcelやWordでゼロから資料を作るような作業はiPadには向きません。
ですが、出張先でそのような作業がどれだけあるでしょうか?
であれば、出張先では資料は作成しないと割りきって、コンパクトで軽いiPadにした方が荷物がぐんと軽くなります。
出張でiPadを活用するにはこの記事を参考にしてください。
50代にとって貴重な往復時間を、iPadを使って有効活用して楽しよう！
50代にもなれば管理職の方も多いはず。出張から本社に戻ると会議に追われ、なかなか書類作成やチェックの時間確保が難しいですね。
そのため我々50代にとって出張の移動時間は貴重な作業時間でもあります。この時間を有効活用しない手はありません。
そんな空き時間にこそ、iPadがその本領を発揮してくれます。
移動中の新幹線の狭いテーブルの上でも、資料を閲覧したり、書き込みしたりと、コンパクトなiPadは便利な事この上ありません。
では、移動時間を上手く使うにはどうしたら良いか。そのポイントを２つに絞ってご紹介していきましょう。
- 行きは、PDF化した紙資料をチェック
- 帰りは、議事録、報告書を作成
行きは、PDF化した紙資料をチェック
50代ともなれば自ら打合資料を作る事は少ないと思いますが、部下が作る資料がギリギリまでかかってしまって、発車直前に新幹線に飛び乗った、なんて経験はありませんか?
そうしてチェックする間もなく配布した資料に限って、誤字脱字から間違った言い回し、あれが抜けていたなど、読み返すと必ず修正が必要になります。
そんな時は、行きの時間を使って、iPadでデータ化した資料をチェックしましょう！
「紙資料を持って行かない！」でご紹介した方法で作成したPDFデータをチェックするお勧めアプリは「Document by Readdle」
PDFの閲覧はもちろんのこと、赤チェックからマーキングなどの書き込みやone driveなどのクラウドへの保存も可能です。さらに、書き込んだ書類をそのままメールに添付すれば、同行する部下たちに展開するのも簡単です。
私は、もうこのアプリが手放せないですね。今はあらゆる資料がPDF化されています。今まではデータで送られてくる資料を紙にプリントアウトしてチェックを書き込み、それをスキャンしてまた送っていましたが、ナンセンスですね。今では全てデータのまま、iPadを使ってチェックバックしています。
帰りは、議事録、報告書を作成
打合せに付き物なのが、議事録です。これがなかなか一苦労で、時間が経てば経つほど忘れてしまって、手がつけられなくなります。
我が社は議事録は上司が書くことになっています。まあ、部下に下書きさせてそれをチェックするのですが、それでも時間はかかってしまいます。
そこで有効活用したいのが、帰りの新幹線の中。
「ノートを持っていかない！」でご紹介たしたノートアプリ「one note」で打合中に入力したメモをも見ながら、Wordの議事録にテキスト入力していきます。録音データを聞けば、書き漏れも防げます。
私は自分で議事録を作る場合、新幹線で作業してしまいます。ノートアプリでメモした内容を録音を聞きながら、その場で文章起こし。駅に着く頃には、議事録が完成しています。
これで、楽に出張に行く事ができますね！
